Coretan Perpustakaan Kita: Ilmu Perpustakaan

Teori Perpustakaan

Pada zaman global sekarang, pendidikan merupakan sesuatu yang penting. Karena pendidikan merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa. Pendidikan sekarang telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap orang agar bisa menjawab tantangan kehidupan. Untuk memperoleh pendidikan, banyak cara yang dapat kita capai. Diantaranya melalui perpustakaan. Karena di perpustakaan berbagai sumber informasi bisa kita peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat kita peroleh melalui perpustakaan. Ketika kita mendengar kata perpustakaan, dalam benak kita langsung terbayang sederetan buku-buku yang tersusun rapi di dalam rak sebuah ruangan. Pendapat ini kelihatannya benar, tetapi kalau kita mau memperhatikan lebih lanjut, hal itu belumlah lengkap. Karena setumpuk buku yang diatur di rak sebuah toko buku tidak dapat disebut sebagai sebuah perpustakaan.

Memang pengertian perpustakaan terkadang rancu dengan dengan istilah – istilah pustaka, pustakawan, kepustakawanan, dan ilmu perpustakaan. Secara harfiah, perpustakaan sendiri masih dipahami sebagai sebuah bangunan fisik tempat menyimpan buku – buku atau bahan pustaka. Untuk itu, pada pembahasan kali ini akan dikupas secara mendalam tentang pengantar umum perpustakaan yang meliputi : pengertian perpustakaan, maksud dan tujuan pendirian perpustakaan, jenis – jenis perpustakaan, peranan, tugas, dan funsi perpustakaan, aktifitas pokok perpustakaan, dan perpustakaan sebagai disiplin ilmu.

Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual ( Sulistyo, Basuki ; 1991 ).

Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Namun, di zaman sekarang, koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas berupa buku-buku, tetapi bisa berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun teratur, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan mudah dapat menemukannya.

Dengan memperhatikan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dan dapat digunakan oleh pemakainya sebagai sumber informasi. ( Sugiyanto )

Menurut RUU Perpustakaan pada Bab I pasal 1 menyatakan Perpustakaan adalah institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya melalui beragam cara interaksi pengetahuan.

Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan. Tujuan dari perpustakaan sendiri, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Wiranto dkk,1997).

Secara umum dapat simpulkan bahwa pengertian perustakaan adalah suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya.

Namun, saat ini pengertian tradisional dan paradigma lama mulai tergeser seiring perkembangan berbagai jenis perpustakaan, variasi koleksi dalam berbagai format memungkinkan perpustakaan secara fisik tidak lagi berupa gedung penyimpanan koleksi buku.

Banyak kalangan terfokus untuk memandang perpustakaan sebagai sistem, tidak lagi menggunakan pendekatan fisik. Sebagai sebuah sistem perpustakaan terdiri dari beberapa unit kerja atau bagian yang terintergrasikan melalui sistem yang dipakai untuk pengolahan, penyusunan dan pelayanan koleksi yang mendukung berjalannya fungsi – fungsi perpustakaa

Pengertian Perpustakaan

Teminologi perpustakaan dalam bahasa inggris adalah library.Reitz(2004) menyatakan bahwa istilah library berasal dari liber yang artinya buku.Dari istilah itu terbentuklah istilsh librarius yang artinya tentang buku.Dalam bahasa greek dan romance istilah yang berbsesuaian adalah bibliotheca.Dari istilah ini maka dalam bahasa Belanda perpustakaan disebut bibliotheek,dalam bahasa Jerman disebut bibliothek,dalam bahasa Prancis bibliotheque dan pada bahasa Spanyol bibliotheca serta dalam bahasa portugis bibliotheca.Akan tetapi semua kata tersebut berasal dari bahasa Yunani dari kata biblia yang artinya juga tentang buku,kitab.Termasuk istilah kitab suci bible,yang juga berasal dari kata biblia.Oleh karena itu,bible diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi al-kitab.

Lebih jauh reitz mendefenisikan perpustakaan sebagai berikut:A collection or group of collection of books and/or other material organized and maintained for use reading,consultation,study,research,are staffed by librarians and other personel trined to provide service to meet user needs.Defenisi ini mudah dimengerti,perpustakaan adalah koleksi atau sekumpulan koleksi buku atau bahan lainnya yang diorganisasikan dan dipelihara untuk dipergunakan/keperluan (membaca,konsultasi,belajar,meneliti),dikelolah oleh pustakawan dan staf terlatih lainnya dalam rangka menyediakan layanan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Istilah Perpustakaan

Istilah perpustakaan selalu terkait dengan istilah istilah lain seperti pustaka,pustakawan,kepustakawanan dan ilmu perpustakaan.keterkaitan istilah perpustakaan dengan beberapa istilah diatas,ada kalanya membuat istilah perpustakaan menjadi rancu atau menjadi kelabu.secara realita,perpustakaan masih dipahami sebagai sebuah bangunan fisik tempat menyimpan buku-buku atau bahan perpustakaan.pengertian perpustakaan sebagai sebuah ruangan ata gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang disimpan menurut tata susunan tertentu dan digunakan oleh pembaca merupakan defenisi paling mudah dipahami.Dari defenisi ini ada dua unsur utama dalam perpustakaan ,yaitu buku dan ruangan.Akan tetapi dalam perkembangannya,koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas dalam bentuk tercetak seperti buku,majalah atau jurnal,melainkan ada berbagai bahan perpustakaan lainnya yang dapat diterima diperpustakaan sebagai sumber informasi.semua sumber daya informasi itu diorganisir,disusun teratur,sehingga ketika pengguna membutuhkan informasi,dapat dengan mudah menemukannya.

Melihat proses kerjanya,bahwa bahan perpustakaan yang berupa sumber daya informasi diorganisir,disusun secara teratur sehingga mudah untuk dipahami kembali,maka perpustakaan adalah suatu unit kerja yang bertugas untuk mengumpulkan,menyimpan,mengorganisir brbagai bahan perpustakaan sistematis dan memeliharanya agar dapat dipergunakan oleh pengguna dengan baik.

Dalam undang-undang no.43 tahun 2007 tentang perpustakaan bab 1 pasal 1 dinyatatakan bahwa perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis,karya cetak dan karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan,penelitian pelestarian,informasi dan rekreasi para pemustaka.defenisi ini menekankan posisi perpustakaan sebagai institusi atau lembaga pengelola media cetak dan media rekam.Akan tetapi disisi lain bahwa pemustaka adalah juga sebagai fasilitas.perpustakaan adalah fasilitas atau tempat yang menyediakan sarana bacaan.

Dari uraian diatas dapat sarikan bahwa pengertian perpustakaan adalah suatu institusi atau unit kerja yang menyimpan berbagai jenis bahan perpustakaan secara sistematis untuk dapat dugunakan oleh penggunanya.

Secara tradisional perpustakaan disebut sebagai koleksi(kumpulan) buku dan majalah.Koleksi buku pribadi atau perseorangan pun juga sering disebut perpustakaan.Akan tetapi dalam ruang lingkup lebiih umum perpustakaan lebih dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang diolah,diorganisasikan,dengan sistem tertentu dan dapat dimanfaatkan oleh masyarakat yang menjadi penggunanya.perpustakaa dibiayai dan dioperasikan oleh institusi,Lembaga atau kantor.

Ciri-Ciri dan Koleksi Perpustakaan

Memang, pada awalnya koleksi perpustakaan semua pada awalnya berupa bahan tercetak atau berbasis kertas.Akan tetapi dalam perkembangan selanjutnya dengan penemuan media lain selain buku yang dapat menyimpan atau merekam informasi maka perpustakaan tidak lagi hanya mengelolah buku (bahan t ercetak) akan tetapi juga menyimpan dan mneyediakan akses keberbagai media penyimpanan informasi (dokumen) lainnya seperti :mikrofilm,mikrofhice,tape audio,CD,CD-ROM,tape video,DVD dan sebagainya serta menyediakan fasilitas umum untuk mengakses berbagai database baik yang dilanggan maupun yang gratis melalui internet.

Pengertian perpustakaan sebagaimana diuraikan diatas dengan jelas dapat membedakan toko buku atau kios buku dengan perpustakaan.Maksudnya kita dapat mengetahui perbedaan antara toko buku dengan perpustakaan,dan beda antara pepustakaan dan kumpulan buku kita sendiri dirumah.Toko buku mengumpulkan buku dan mengorganisasikan dengan baik untuk tujuan agar mudah menjualnya dan semakin banyak terjual semakin banyak untung atau laba sipemilik toko.Oleh karena itu,toko buku sebagai pengelola buku adalah temasuk institusi atau badan yang berorientasi kepada laba(profit orientid)

Ada banyak orang atau pribadi yang suka mengumpulkan buku.Apakah itu karena hobi atau karena tujuan tertentu.Kumpulan buku yang dimilikinya diatur menurut keperluan dan sistem tertentu,mungkin buatannya sendiri.Misalnya ada mengatur buku dirumahnya menurut judul,nomor urut,atau menurut kelompok subjek.Apakah kumpulan buku tersebut dapat disebut perpustakaan?kupulan buku tersebut sudah dapat disebut perpustakaan hanya penggunaannya mungkin terbatas pada diri sendiri,teman dan keluarga.kumpulan buku tersebut dapat disebut sebagai perpustakaan pribadi.disebut perpustakaan pribadi karena penggunaannya terbatas pada pribadi tertentu saja.

International federation of library assosiation and institutions(IFLA) mendefenisikan perpustakaan dengan pengertian yang sangat sederhana yaitu kumpulan bahan tercetak dan non cetak dan atau sumber iinformasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.Defenisi perpustakaan sebagaimana dirumuskan IFLA ini mencakup 3 hal yaitu unsur koleksi (buku dan terbitan cetak dan non cetak),disimpan menurut sistem tertentu saja untuk kepentingan pemakai.Dari defenisi ini dapat mdiartikan bahwa untuk menyatakan suatu kumpulan koleksi atau institusi sebagai perpustakaan atau tidak ,miinimal dapat melihat 3 aspek yaitu:adanya bahan perpustakaan(library materials),adanya proses penyimpanan yang mengacu kepada suatu sistem,dan memberikan layanan kepada penggunanya.Misalnya kita melihat suatu lembaga terdapat banyak koleksi cetak dan non cetak,disimpan dan diorganisasikan oleh sistem tertentu,tetapi tidak untuk dilayankan kepada pengguna,maka badan atau institusi itu belum dapat disebut sebagai perpustakaan.

Sekarang ini perpustakaan tidak lagii hanya berfokus kepada koleksi yang dimiliki,akan tetapi sudah menyediakan akses keberbagai sumber daya informasi yang berada diluar perpustakaan atau kepada koleksi yang tidak dimilikinya.Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefenisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apapun,apakah informasi itu disimpan dalam perpustakaan atau tidak.Dalam perpustakaa modern selain kumpulan tercetak ,sebagian buku dan koleksinya adalah dalam bentuk elektronik/digital(dalam bentuk data yang bisa diakses melalui jaringan komputer),sehingga munculah istilah perpustakaan digital(digital library) ada yang menyebutnya sebagai perpustakaan elektronik(electronic library).

Jenis-Jenis Perpustakaan

a. Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum (public library) menurut Reitz (2004) adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dana layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat (pajak). Menyimak definisi diatas, perpustakaan umum memiliki tugas yang sangat luas dalam hal penyediaan akses informasi kepada masyarakat.

Mengingat penttingnya Perpustakaan Umum sebagai perpustakaan masyarakat umum, sehingga UNESCO (badan PBB yang bergerak dalam bidang pendidikan dan keudayaan) menyatakan perpustakaan umum sebagai media mencerdaskan kehidupan bangsa. Pada tahun 1972 UNESCO mengeluarkan manifest0 Perpustakaan umum yang menyatakan bahwa perpustakaan umum harus terbuka bagi semua orang tanpa membeda-bedakan warna kulit, jenis kelamin, usia, kepercayaan, ras. Leih rinci tujuan perpustakaan umum dalam manifesto UNESCO :

(1) Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.

(2) Menyediakan sumber informasi yangg cepat, tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

(3) Membantu warga untuk mengmbangkan kemamapuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka.

(4) Bertindak selaku agent cultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.

Untuk menggolongkan suatu perpustakaan termasuk kedalam jenis perpustakaan umum, setidak-tidaknya melihat empat unsur sebagai kriteria yaitu :

a) Koleksi perpustakaan umum harus terbuka semua warga untuk keperluan rujukan maupun untuk peminjaman.

b) Seluruh atau sebagian besar anggaran perpustakaan umum diperoleh dari dana masyarakat umum, baik dari tingkat lokal maupun nasional. Dana masyarakat umum yang dimaksud adalah diperoleh dari pajak.

c) Jasa pelayanan yang diberikan kepada semua warga adalah Cuma-Cuma atau gratis.

d) Koleksinya mencakup semua jenis bahan perpustakaan bagi semua warga dan dalam semua subjek atau topik.

Di Indonesia, perpustakaan yang termasuk kepada jenis Perpustakaan Umum adalah Perpustakaan Wilayah atau profinsi yang setelah otonomi daerah ada yang digabung dengan Arsip Daerah yang sering disebut dengan nama Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BAPERASDA), Perpustakaan Umum Kota atau Kabupaten dan juga sering digabung dengan organisasi arsip daerah pemerintah kota atau kabupaten, Perpustakaan Umum Kecamatan, Perpustakaan Umum Desa, dan Perpustakaan Keliling.

b. Perpustakaan Sekolah

Dalam pengertian yang sederhana Perpustakaan Sekolah adalah perpustakaan yang dikelola serta terdapat disekolah dengan tujuan membantu sekolah untuk mencapai tujuannya. Perpustakaan sekolah terdapat pada jenjang Pendidikan mulai dari Taman Kanak-Kanak hingga ke Sekolah Menengah Tingkat Atas. Koleksi Perpustakaan Sekolah bukanlah semata-mata buku ajar, melainkan buku penunjang pelajaran serta fiksi. Konsep ini perlu dipahami mengingat sebagaian besar perpustakaan sekolah menekankan koleksinya pada buku ajar. Hasil observasi yang sering dilakukan pada sejumlah perpustakaan sekolah menunjukkan bahwa pada kebanyakan perpustakaan sekolah koleksinya adalah buku ajar sehingga kebanyakan perpustakaan sekolah sebagai tempat penampungan buku ajar yang sisa. Keberadaan Perpustakaan Sekolah tidak demikian adanya, buku ajar seharusnya dimiliki murid sehingga perpustakaan sekolah cukup menunjang dengan buku lain. Perpustakaan Sekolah melayani keperluan bacaan guru dan murid dan juga staf. Selain oleksi buku, koleksinya masi sering ditambah dengan majalah, lukisan dinding karya murid serta surat kabar. Sekarang ini sudah banyak perpustakaan sekolah yang menyediakan fasilitas akses ke internet.

Reitz mendefinisikan perpustakaan sekolah adalah suatu perpustakaan yang berada pada jenjang sekolah dasar sampai dengan sekolah lanjutan baik milik pemerintah (negeri) maupun swasta yang melayani kebutuhan informasi siswanya, kebutuhan kurikulum dari guru dan staf; biasanya dikelola oleh pustakawan sekolah ataupun spesialis media. Koleksi suatu perpustakaan sekolah biasanya berupa buku, terbitan berkala, dan media pendidikan yang sesuai dengan jenjang pendidikan yan dilayaninya. Hal yang menarik dalam lingkungan perpustakaan sekolah ini adalah pengelolanya adalah seorang pustakawan sekolah, yang juga sering disebut pustakawan guru. Hal ini bermakna bahwa selain menguasai dan memiliki kompetensi kepustakawanan juga dituntut memiliki kompetensi guru sekalipun tidak selengkap yang dimiliki oleh guru. Selain pustakawan guru, pengelola perpustakaan juga boleh seorang ahli spesialis media. Spesialis media yang dimaksud dalam hal ini adalah yang mampu mengoperasikan berbagai media pendidikan atau pembelajaran, misalnya mampu mengoperasikan film, multimedia, DVD dan berbagai media pendidikan lainnya.

c. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Secara sederhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Perpustakaan Nasional mendefinisikan perpuustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan tinggi yang layanannya diperuntukkan sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan.

Reitz (2004) mendifinisikan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadmiistrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya.

Tujuan perpustakaan perguruan tinggi di Indoesia adalah untuk memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu koleksi perpustakaan perguruan tinggi benar-benar diarahkan untuk mendukung pencapaian tujuan dan pelaksanaan Tri Dharma itu. Dalam pelaksanaan pengelolaannya, perpustakaan perguruan tinggi mengenal sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pada perpustakaan perguruan tinggi yang menganut sistem senttralisasi (terpusat), semua koleksi dijadikann satu, termasuk semua kegiatannya. Dengan sistem ini maka kegiatan pemilihan, pengadaan, pengolahan hingga layanan sirkulasi dan layanan informasi lainnya dilakukan oleh pusat. Pada desentralisasi penuh, semua kegiatan termasuk manajemen, pemilihan, pengadaan koleksi, pengolahan dan pelayanan informasi dilakuakn oleh terpusat., sedangkan pada sentralisasi sebagian, ada kegiatan-kegiatan tertentu yang dilakukan tidak terpusat yaitu diserahkan pada perpustakaan cabang.

d. Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau instansi negara, pemerintah, pemerintah daerah atau lembaga ataupun instansi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi pengguna di lingkungan lembaga atau instansi yang bersangkutan. Reitz (2004) mendefinisikan perpustakaan khusus adalah suatu perpustakaan yang dibangun dan didanai ole suatu perusahaan komersial, assosiasi swasta, badan pemerintah, organisasi nirlaba atau kelompok interes khusus dalam rangka memenuhi atau mencapai misi dan tujuan organisasi tersebut. Ruang lingkup koleksinya biasanya terbatas kepada interes atau perhatian dari organisasi induknya.

Perpustakaan khusus dapat terdiri dari : Perpustakaan instansi pemerintah, perpustakaan lembaga penelitian, perpustakaan BUMN, perpustakaan bank, perpustakaan industri, perpustakaan organisasi swadaya masyarakat, perpustakaan rumah sakit, perpustakaan lembaga pemasyarakatan, perpustakaan lembaga keagamaan, perpustakaan organisasi bisnis dan sebagainya.

Sekalipun perpustakaan khusus kelihatannya kecil namun biaya anggarannya dapat melebihi anggaran perpustakaan besar, karena semakin khusus bidang ilmu yang dilayaninya biasanya semakin mahal sumberdaya informasi yang diperlukan.

Fungsi Perpustakaan

Fungsi perpustakaan selalu dikaitkan dengan jenis perpustakaan dan misi yang diembannya. Perpustaaan umum tentu mempunyai fungsi yang berbeda dengan perpustakaan khusus karena misi yang diembannya juga berbeda, demikian halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi berbeda fungsinya dengan perpustakaan sekolah. Sealipun memiliki perbedaan, namun secara umum fungsi perpustakaan adalah :

a. .Penyimpanan

Salah satu tugas pokok perpustakaan adalah menyimpan bahan perpustakaan yang diterimanya. Tugas inilah yang menyebabkan perpustakaan selalu disebut dengan isilah document storage, sebab semua jenis perpustakaan melakukan fungsi ini. Akan tetapi, fungsi penyimapanan lebiih nyata terlihat pada perpustakaan nasional dari pada jenis perpustakaan lainnya. Perpustakaan nasional menyimpan semua terbbitan terutama yang tercetak yang diterbitkan dinegaranya sendiri. Perpustakaan Nasional Indonesi misalnya berfungsi menyimpan segala terbitan yang dihasilkan di Indonesia beserta terbitan tentang Indonesia yang diterbitkan di luar negeri.

Tidak semua bahan perpustakaan harganya murah, sehingga perpustakaan nasional yang salah satu fungsinya untuk meyimpan terbitan secara nasional terbatas anggarannya untuk membeli seluruh terbitan yang terbit. Untuk mengatasi kekurangan dana pembelian bahan perpustakaan, maka ppemerintah mengeluarkan peraturan disebut Undang-undang deposit, yaitu undang-undang yang mewajibkan setiap penerbit dan pencetak mengirimkan contoh terbitannya dan cetakannya pada perpustakaan nasional dan perpustakaan lain yang ditunjuk. Di Indonesia hal tersebut telah dilaksanaan dengan terbitnya Undang-Undang no 4 tahun 1990, tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam. Undang-Undang itu mengharuskan setiap penerbitan baik perorangan, pemerintah, lembaga bisnis harus menyerahkan terbitannya kepada Perpustakaan Nasional RI baik yang dicetak maupun juga yang direkam dalam arti luas. Didalamnya termasuk piringan hitam, kaset, video, film, mikrofilm, dan sejenisnya. Sudah tentu hal tersebut mengharuskan Perpustakaan Nasional menyediakan tempat simpan khusus bagi kaya rekam karena karya rekam lebih rentan terhadap kerusakan alami daripada karya cetak. Pelanggaran terhadap ketentuan ini diancam hukuman penjara, namun dalam pelaksanaannya jarang sekali dilaksanakan.

b. Pendidikan

Boleh dikatakan bahwa mayoritas masyarakat mengetahui bahwa perpustakaan adalah merupakan tempat belajar seumur hidup, terlebih-lebih bagi mereka yang sudah bekerja atau telah meninggalkan bangku sekolah ataupun putus sekolah. Bahkan masyarakat awam selalu mengaitkan keberadaan suatu perpustakaan dengan dunia pendidikan. Pada suatu pergurusn tinggi, pera perpustakaan sangat nyata sehigga muncul pertanyaan bahwa perpustakaan adalah jantung perguruan tinggi. Para mahasiswa dan dosen, mereka dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan perguruan tingginya, sementara siswa SLTP/SLTA, misalnya, tidak diperkenankan mempergunakan koleksi perguruan tinggi, bagi mereka telah disediakan perperpustakaan sekolah dan bagi masyarakat umum tersedia perpustakaan umum.

Bagaimana sekalipun bahwa perpustakaan selali terkait dengan dunia pendidikan. Perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku, sedagkan buku selalu dihubungkan dengan kegiatan belajar dan kegiatan belajar adalah merupakan bagian dari dunia pendidikan. Kegiatan belajar dapat dibagi menjadi belajar di dalam dan di luar lingkungan sekolah. Fungsi perpustakaan selalu berkaitan dengan kedua kegiatan, karena pada sekolah terdapat perpustakaan sekolah yang bertugas membantu siswa meningkatkan daya belajar dan proses belajar atau mendukung keggiatan pembelajaran, sedangkan diluar sekolah masih ada perpustakaan umum yang merupakan sarana pendidikan yang berkesinambungan seumur hidup.

c. Penelitian

Perpustakaan berfungsi sebagai jawaban terhadap berbagai pertanyaan ilmiah. Perpustakaan juga membantu menyediakan refernsi bagi siapapun yang ingin melakukan sebuah penelitian. Kegiatan penelitian dipastikan berkaitan sangat erat dengan perpustakaan. Kegiatan penelitian mutlak memerlukan jasa perpustakaan. Perpustakaan bertugas menyediakan bahan perpustakaan (penyedia materi) untuk keperluan penelitian. Kegiatan penelitian dilakukan oleh para pemakai perpustakaan, mulai dari muid Sekolah Dasar hingga ke peneliti. Siapapun pemakainya, perpustakaan waji menyediakan bahan perpustakaan untuk kepentingan pemakai yang melakukan penelitian. Untuk perpustakaan khusus yang berada pada lembaga penelitian, pustakawan harus mampu menyediakan bahan perpustakaan yang komprehensif, mulai dari artikel majalah hingga disertasi, mulai dari buku hingga naskah arsip, mulai dari indeks, abstrak, hingga ke bibliografi yang tersimpan diberbagai situs.

d. Informasi

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat mencari informasi yang berkenaan dengan pemenuhan rasa ingin tahu siswa, guru, maupun masyarakat umum. Perpustakaan adalah institusi pengelola informasi. Perpustakaan menyediakan informasi bagi pemakai. Perlu diketahui bahwa informasi sedikit berbeda aau lain dengan data perpustakaan. Informasi suddah merupakan pengolahan data perpustakaan yang disediakan dengan permintaan pemakai. Penyediaan informasi tergantung pada jenis perpustakaan. Pada perpustakaan umum, informasi yang sudah disediakan sering kali informasi lingkungan sekitar perpustakaan. Dalam kaitannya dengan informasi, perpustakaan juga bertugas menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pemakainya baik mengenai topik tertentu maupun informasi ringkas. Pertanyaan itu dijawab oleh bagian referensi atau rrujukan yang selalu terdapat pada setiap perpustakaan.

e. Rekreasi

Pengguna perpustakaan dapat menikmati rekreasi dengan cara membaca. Oleh karena itu, melalui bahan bacaan yang disediakan oleh perpustakaan juga terkandung aspek rekreasi terutama bacaan umumdan kaya fiksi seperti novel, roman dan sebagainya. Juga melalui penyediaan bacaan ringan seperti surat kabar dan majalah umum. Bacaan ringan merupakan bacaan yang digunakan untuk hiburan serta menambah khasanah rohaniah pembaca. Karena merupakan bacaan hiburan serta rohaniah, maka bacaan tersebut sering kali disebut bacaan rekreasi kultural. Fungsi rrekreasi yang dimiliki oleh perpustakaan adalah melalui bahan perpustakaan dan fasilitasnya.

f. Kultural

Perpustakaan bertugas menyimpan khasanah budaya bangsa khususnya yang berupa media yang merekam informasi, naskah, manuskrip dan/atau dokumen lainnya. Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. Dengan demikian, perpustakaan juga berperan dalam meningkatkan nilai dan apresiasi budaya dari masyarakat sekitar perpustakaan melalui penyediaan bahan bacaan.

Penyimpanan khasanah bangsa berupa bahan perpustakaan tidak saja dilakukan perpustakaan nasional, melainkan juga oleh perpustakaan lain. Misalnya perpustakaan umum menyimpan bahan perpustakaan budaya setempat. Contoh perpustakaan umum Kota Medan, budaya melayu, tradisi masyarakat asing dan sebagainya. Perpustakaan perguruan tinggi menyimpan bahan perpustakaan tentang lingkungan sekitarnya atau tokoh yang dianggap pendiri atau ada kaitannya dengan perguruan tinggi.

Fungsi kultural dilakukan perpustakaan dengan berbagai cara misalnya mengadakan pameran, ceramah, pertunjukan kesenian daerah, penyediaan bahan bacaan bagi anggota perpustakaan. Pameran yang dilakukan perpustakaan biasanya dikaitkan dengan perostiwa lokal atau nasional untuk menggugah pengunjung tentang makna suatu peristiwa. Bentuk kegiatan lain yang dilakukan pada perpustakaan seolah atau perpustakaan sekolah dasar adalah mendongeng bagi kanak-kanak. Kegiatan ini secara tidak langsung menigkatkan apresiasi kanak-kanak karena dalam dongeng secara tersamar nilai-nilai budaya, budi pekerti dan teladan.

g. Publikasi

Perpustakaan juga membantu mempublikasi karya yang dihasilkan oleh sivitas akademika maupun staff non akademik disebuah perguruan tinggi.

h. Interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya.

Pengorganisasian Informasi

Jenis-Jenis Pengorganisasian Informasi/Dokumen

§ Natural Classification

ú The arrangement of books by subject is called a fundamental, or natural calssification

§ Accidental Classification

ú An accidental clssification is supplementary arrangement of material “in a suborder according to time or period in which the subject is considered, or according to the place with which it is concerned

§ Artificial Classification

ú An artificial classification is one in which some accidental property of things classified is adopted as the characteristic of arrangment. It may be based on alphabet, language, number, form. Chronology, size, or other characteristics

§ Artificial Classification

1. Alphabetical classification is the arrangement by author or subject in alphabetical order

2. Linguistic classification is the arrangement by language throughout

Numerical classification is the arragement according to the order of numerical symbol (called by Richardson “ the price of artificial classification and servant of all the natural callsification)

1. Classification by form is the arrangement by type of publication

2. Chronological classification is the arrangement by publication date or date of first edition of the works of any individual author in his particular language. It may also include the arrangement by accession to the library

3. Classification by size separates books into categories acording to their physycal dimensions, usually in four groups; portfolio, folios, quartos, and ocatvos and smaller. This system is used in conserving space, and has been employed in larged in older libraries, storage collections, and in simplified cataloguing and classification project

1. Within each size group, another classification system is used.

2. Jenis Pengorganisasian biasanya dilakukan berdasarkan:

1. physical form/characteristics (persamaan fisik sumber informasi/dokumen)

2. content/subject (persamaan isi/subyek)

3. presentation form (bentuk penyajian)

4. intelectual form (bentuk intelektual):

1. Pengelompokkan berdasarkan disiplin fundamental, mis: IPA, Geografi, Sejarah, Kesenian, dsb.

3. Berdasarkan presentation form:

1. Bentuk lambang:

2. Bentuk seleksi, susunan, atau peragaan khusus

3. Bentuk untuk kelompok pengguna tertentu, mis: Bahasa Inggris untuk Pustakawan, Dbase III plus untuk pustakawan, dsb.

Knowledge Management

Maka definisi tentang knowledge management berbeda-beda tergantung siapa yang mendefinisikan dan dalam konteks apa definisi tersebut diterapkan.

Para profesional informasi seperti pustakawan, manajer rekod, dan arsiparis, menekankan pada manajemen dokumen.

Ahli teknologi informasi seperti pengembang software, programmer, dan teknologi serupa, menitikberatkan pada hardware, software, network dan telekomunikasi.

Demikian juga ahli pendidikan, memiliki persepsi dan definisi sendiri tentang knowledge management.

Meskipun knowledge management didefinisikan dan diterapkan dalam berbagai lapangan yang berbeda, namun secara umum dapat ditarik pengertian bahwa knowledge management menekankan:

l adanya usaha yang serius untuk meningkatkan sistem kognisi (organisasi, manusia, komputer, atau gabungan manusia dan sistem komputer);

l adanya aset-aset pengetahuan yang dikelola, yang berasal dari dalam dan luar organisasi, individu atau kelompok;

l adanya proses pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penggunaan pengetahuan tersebut untuk mencapai tujuan tertentu;

l adanya penyebaran pengetahuan dan pengalaman baik melalui akses langsung ke database maupun melalui sharing dan kolaborasi ke lingkungan internal dan eksternal organisasi,

l adanya kreativitas dan inovasi menciptakan pengetahuan baru.

Dimattia dan Oder (1997) mendefinisikan knowledge management sebagai “pengaksesan, pengevaluasian, pengaturan, pengorganisasian, penyaringan dan pendistribusian informasi dengan cara-cara tertentu sehingga berguna bagi pemakai.

l Knowledge management sebagai suatu disiplin yang menawarkan sebuah pendekatan terpadu untuk mengindentifikasi, mengumpulkan, mengevaluasi, menemukan kembali dan memanfaatkan bersama aset-aset informasi badan korporasi.

l Aset-aset tersebut mencakup database, dokumen, kebijakan, prosedur, keahlian serta pengalaman.

Pengetahuan (knowledge) sendiri memiliki pengertian yang ambiguitas (tidak jelas). Tidak ada kesepakatan tentang apa pengetahuan itu. Ada ilmuwan yang menyamakan pengetahuan dengan informasi, ada pula yang membedakannya.

Wenig (1996) memberi definisi pengetahuan sebagai pemahaman terhadap proses sistem kognitif.

Pengetahuan merupakan justified true believe (membenarkan kebenaran atas kepercayaannya)

Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplitsit (terang, nyata tegas sekaligus terbatinkan (tacit)

Penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut

organisaPenciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama: berbagi tacit, menciptakan konsep, membenarkan konsep, membangun prototype, dan melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat si

Struktur bidang pengetahuan sebagai pengantar kepada klasifikasi perpustakaan (prolegmena to library classifcation) dapat dibagi atas :

ú Decachotomy (decimal classification)

ú Polychotomy (expansive classification yang dibuat oleh Charles A. Cutter)

ú Proliferation (perkembangbiakan –kompleks subyeks)

ú Unlimited proliferation

Manfaat Knowledge Management

Menurut Frappaolo dan Toms (2000), fungsi aplikasi knowledge management dalam suatu organisasi ada lima, yaitu:

1. Intermediation: yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian, intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien.

2. Externalization: yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin. Externalization dengan demikian adalah menyediakan

3. Internalization: adalah “pengambilan” (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan menyaringan pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Maka, fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan.

4. Cognition adalah fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu.

5. Measurement, yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.

Penerapan Knowledge Management di Perpustakaan

Ada tiga aspek yang berkaitan dengan penerapan knowledge management di organisasi, sbb:

• People aspects, yaitu terdiri dari pendidikan, pengembangan, rekrutmen, motivasi, organisasi, uraian pekerjaan, perubahan budaya organisasi, dan mendorong adanya pengembangan pemikiran, kerjasama dan partisipasi seluruh karyawan (share knowledge to creating value through social interaction).

• Process aspects, yaitu terdiri dari proses inovasi, continues improvement, dan perubahan radikal seperti reengineering.

• Technology aspects, yaitu terdiri dari informasi dan decision support system, knowledge based system, dan data mining system.

• Brooking dalam Muralidhar (2000: 23), ada empat langkah strategis, yaitu:

▫ Identify knowledge, yaitu mengidentifikasi pengetahuan, termasuk level dan fungsinya yang sebenarnya

▫ Audit knowledge, yaitu mengidentifikasi pengetahuan optimal yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang optimal

▫ Document knowledge, yaitu mendokumentasikan asset pengetahuan menggunakan sistem dan alat-alat berbasis pengetahuan

▫ Disseminate knowledge, yaitu menyebarkan pengetahuan.

Menurut Bynton (1996) strategi tersebut mencakup:

• Making knowledge visible (mudah digunakan: menentukan siapa mengetahui apa, dan klasifikasi keahlian)

• Building knowledge intensity (penciptaan pengetahuan/hasanah lokal: training, mengembangkan kecakapan; manajemen proses pengetahuan; dan jaringan)

• Developing a knowledge culture (mendorong motivasi: nilai dan budaya, rewarding, sharing atau bertukar pengetahuan, berbagi pemikiran dan pandangan, percaya satu sama lain)

• Building a knowledge infrastructure (memungkinkan akses global melalui infrastruktur komunikasi: akses ke sumber-sumber informasi dan pengetahuan, baik dari dalam maupun dari luar organisasi; menggunakan metode dan alat-alat modern).

Penciptaan Pengetahuan

Davenport (1998: 52-67) menyebutkan ada 5 metode lain yang dapat digunakan untuk menciptakan knowledge dalam perusahaan (five modes of knowledge generation) yaitu sebagai berikut:

1. Acquisition, yaitu menyewa, membeli, atau merekrut orang atau perusahaan yang telah memiliki intangible assets sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intangible assets tersebut diharapkan dapat memberikan skill dan pengalaman mereka untuk dikembangkan dalam perusahaan. Menyewa konsultan termasuk salah satunya.

2. Dedicated resources, yaitu menciptakan suatu unit kerja tertentu yang bertanggung jawab terhadap pengembangan pemikiran/ide-ide baru. Pembentukan atau pengembangan divisi sumber daya manusia adalah salah satu contoh.

3. Fusion, yaitu membangun kerjasama tim (teamwork) yang terdiri dari berbagai orang dari latar belakang/perspektif keahlian yang berbeda-beda untuk menciptakan sinergi.

4. Adaptation, yaitu melakukan penyesuaian terhadap perkembangan pasar. Untuk hal ini sangat dibutuhkan sumber daya manusia yang mampu menyerap dan memanfaatkan new knowledge dan skill secara cepat.

5. Networks, yaitu knowledge yang dihasilkan dari pembentukan tim non struktural dan tim informal yang dibentuk sendiri oleh pegawai berdasarkan minat tertentu. Jika tim-tim ini semakin meluas dalam perusahaan maka network akan terbentuk. Networks dapat pula dibentuk melalui pembicaraan langsung, lewat telepon, lewat e-mail, dan groupware untuk saling share expertise dan solve problem bersama-sama.

Proses Konversi Knowledge

Empat proses konversi knowledge (lihat Nonaka, 1995 : 62-70)

1. Socialization adalah konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Proses mentransfer pengalaman untuk menciptakan tacit knowledge melalui aktivitas pengamatan, imitasi, dan praktek. Misalnya terjadi ketika seorang individu berbagi tacit knowledge secara langsung dengan orang lain, seperti melalui diskusi, seminar, percakapan dan sebagainya. Proses ini tidak cukup hanya dilakukan dengan mendengarkan dan berpikir.

2. Externalization adalah konversi dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Proses mengungkapkan dan menterjemahkan tacit knowledge ke dalam konsep yang eksplisit seperti buku, manual, laporan, dan sebagainya.

3. Combination adalah konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Proses mengkombinasikan explicit knowledge yang berbeda menjadi explicit knowledge yang baru melalui analisis, pengelompokan, dan penyusunan kembali. Alat untuk melakukan proses ini misalnya database dan computer network.

4. Internalization adalah konversi dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Proses penyerapan explicit knowledge, terjadi ketika explicit knowledge dimanfaatkan bersama (sharing) melalui organisasi dan jaringan informasi untuk memperluas mengkerangkakan kembali (reframe) dan mengembangkan tacit knowledge-nya. Biasanya dilakukan melalui belajar sambil bekerja atau melakukan simulasi (lihat Kirk, 1999; Malhotra, 1997; Malhotra, 2000).

Proses Pengadaan Pengetahuan

• Pengadaan pengetahuan merupakan langkah mengumpulkan aset-aset pengetahuan yang dihasilkan oleh proses penciptaan pengetahuan. Pengetahuan tidak hanya dapat diraih dari buku manual atau literatur, tetapi pengetahuan juga dapat diraih dengan metafora, intuisi, dan pengalaman.

• Peran perpustakaan pada tahap ini adalah menciptakan penyimpanan pengetahuan (create knowledge repositories) yang terintegrasi dengan sistem perpustakaan, misalnya: database buku, jurnal dan lain-lain.

• Pengadaan pengetahuan lazim juga disebut juga dengan perekaman pengetahuan (knowledge capture). Proses knowledge capture memerlukan kemampuan penyimpanan dan kode yang terprogram untuk menyimpan modal pengetahuan dalam bentuk terbacakan mesin.

• Kegiatan dalam proses ini misalnya: untuk tacit melalui wawancara, brainstroming, konsultasi, dll.; untuk explicit dengan pembelian buku, download, fotokopi, dll.

Penyaringan Pengetahuan

• Dalam praktiknya pengetahuan diperoleh melalui suatu seleksi atau proses penyaringan (filtering process). Proses ini berguna untuk mempertimbangkan mana informasi yang tepat untuk digunakan dan mana yang harus diabaikan. Keputusan untuk meneriman atau menolak sangat bergantung pada persepsi atau relevansi informasi dalam konteks kedekatan (immediate context). Elemen dasar seperti proses yang digambarkan berikut, menunjukkan bahwa seseorang harus memutuskan informasi mana yang akan diambil untuk menambah tempat penyimpanan pengetahuannya.

• Faktor utama yang menentukan mana informasi yang akan dinilai, adalah relevansi informasi bagi penerima. Relevansi juga berarti bahwa seseorang akan lebih memperhatikan ke informasi yang berhubungan dengan minatnya atau kepada problem yang sedang dihadapi.

• Kegiatan ini lebih dekat kepada pengolahan explicit knowledge, atau knowledge yang telah terekam. Di tingkat organisasi misalnya seperti perpustakaan dikenal dengan istilah klasifikasi, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan representasi pengetahuan yaitu penomoran bahan pustaka. Pemberian nomor berdasarkan klasifikasi desimal DDC untuk koleksi berbentuk hardcopy. Sedang dalam lingkungan internet (web resource description and discovery), untuk koleksi berbentuk digital digunakan standar metadata Dublin Core.

• Metadata adalah data yang terstruktur, dilengkapi dengan kode, mendeskripsikan ciri-ciri satuan-satuan pembawa informasi, dan membantu identifikasi, penemuan, penilaian, dan pengelolaan satuan pembawa informasi tersebut (Aditirto, 2001: 10).

Sistem Organisasi Pengetahuan atau Knowledge Organization Systems (KOSs)

• Sistem Organisasi Pengetahuan atau Knowledge Organization Systems (KOSs) untuk perpustakaan digital dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

▫ Daftar istilah (term list), yang menekankan pada daftar istilah bahkan dengan definisinya. Kelompok ini terdiri dari authority files, glossary, kamus dan gazetteer.

▫ Klasifikasi dan kategori-kategori (classification and categories), yang menekankan pada pembuatan seperangkat subyek, yang terdiri dari tajuk subyek, bagan klasifikasi, taksonomi, dan bagan kategori.

▫ Daftar antar-hubungan (relationship list), yang menekankan pada hubungan antar istilah-istilah dan konsep-konsep yang terdiri atas thesaurus, semantic network dan ontologis.

▫ Sistem organisasi pengetahuan ini digunakan untuk organisasi materi dan tujuan mengelola koleksi dan sistem temu kembali. Sistem bertindak sebagai jembatan antara kebutuhan informasi pemakai dengan materi dalam koleksi.

• Untuk kegiatan dalam organisasi misal seperti perpustakaan rules yang digunakan dalam proses ini telah berbentuk tertulis. Misalnya: Standar klasifikasi desimal (DDC), Dublin Core, KOSs, dll. Namun jika kegiatan tersebut dilakukan oleh agen, rules tergantung pada bagaimana ia mengorganisasi pengetahuan yang ia miliki. Misal: dengan membuat struktur kategori folder di komputer berdasarkan bidang-bidang tertentu, dll.

Penyimpanan Pengetahuan

• Kegiatan pengorganisasian selalu diikuti dengan kegiatan penyimpanan. Jika kegiatan dilakukan di tingkat organisasi, pengetahuan disimpan dalam penyimpanan pengetahuan (knowledge repository) misalnya: server, yang dapat diakses secara kolektif untuk pemanfaatan bersama.

Adanya knowledge repository ini dan ketersediaan data di dalamnya merupakan prasyarat terjadinya pertukaran dan penggabungan pengetahuan yang memungkinkan terciptanya pengetahuan baru.

• Teknologi informasi yang dapat digunakan dalam proses ini adalah Relational Database Management System (RDBMS), misalnya: database katalog seperti OPAC, WEBPAC dll.

• Untuk tingkat individu biasanya proses ini dilakukan sendiri-sendiri dan tergantung pada individu yang melakukan proses. Biasanya pengetahuan disimpan dalam penyimpanan milik pribadi, misalnya harddisk komputer kerja atau komputer sendiri, USB dan disket.

Penyebaran dan Akses Pengetahuan

• Penyebaran pengetahuan bisa dilakukan dengan meningkatkan akses (improve knowledge access) dan transfer pengetahuan organisasi, seperti melalui penciptaan jaringan pakar (expert networks) di mana individu dengan keahlian yang diharapkan, terorganisasi secara formal dalam suatu jaringan dan melakukan kontak satu sama lain, menggalang komunitas dengan minat yang sama (creating a community of interest).

• Strategi penyebaran pengetahuan dapat berdasarkan permintaan pemakai misalnya untuk akses secara langsung dan cepat terhadap sumber-sumber pengetahuan, dan kapasitas teknologi untuk menyebarkan informasi secara simultan dan murah.

Pemanfaatan Pengetahuan

• Pemanfaatan pengetahuan explicit (dengan cara akses dan sharing) dan tacit (dengan cara dialog dan learning) akan melahirkan ide-ide baru yang menjadi awal terciptanya pengetahuan baru. Proses ini terjadi, hanya dimungkinkan terbukanya akses ke sumberdaya pengetahuan kolektif.

• Akses pengetahuan adalah suatu proses pengambilan (extraction) pengetahuan dari knowledge repository.

• Beberapa hal yang berkaitan dengan akses adalah: keanggotaan (membership), ketersediaan data (misal: full teks, abstrak, dll.), dan layanan yang bersifat terbuka untuk siapa saja. Teknologi yang dibutuhkan dalam proses ini adalah teknologi untuk knowledge sharing.

Dengan mengelola knowledge, maka pustakawan akan semakin kreatif dan inovatif sehinggga kemampuannya dalam menghasilkan produk atau melakukan pelayanan meningkat.

Ilmu Perpustakaan

Reitz (2004) mendefinisikan ilmu perpustakaan adalah pengetahuan dan keterampilan profesional dimana informasi yang terekam, diseleksi, diperoleh, diorganisasikan, disimpan, dipelihara, ditemukan kembali dan didesiminasikan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tertentu, biasanya diajar pada sekolah perpustakaan profesional yang bermutu untuk mendapatkan gelar akademik megister ilmu perpustakaan. Definisi ini lebih menekankan ilmu perpustakaan kepada aspek kepustakawanan yaitu berupa pengetahuan dan keterampilan profesional untuk melakukan berbagai kegiatan teknis diperpustakaan mulai dari seleksi, pengadaan, pengorganisasian, penyimpanan, pemeliharaan, temu kembali dan penyebarluasan bahan perpustakaan kepada pengguna. Dengan demikian ilmu perpustakaan dipandang sebagai bidang ilmu yang mempelajari dan mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan perpustakaan baik dari segi organisasi koleksi, penyebaran, dan pelestarian dan jasa-jasa lainnya kepada masyarakat.

Ilmu-Ilmu yang Berkaitan dengan Ilmu Perpustakaan

Sebagai sebuah ilmu, maka ilmu perpustakaan juga berhubungan erat dengan ilmu-ilmu lain. Berikut ini uraian deskriptif tentang ilmu yang berkaitan dengan ilmu perpustakaan :

1. Informatologi : merupakan kajian atas huum dasar, teori yang berkaiatan dengan pencetusan, pemanfaatan dan ttransfer informasi. Istila muncul sekitar awal tahun 1950-an di Swedia, sebagai bahan pengganti dokumentasi yang terlalu mengacu pada dokumen.

2. Informatika : memiliki dua makna. Di Eropa Barat dan AS, informatika merupakan kegiatan pengolahan infomasi dengan bantuan komputer. Di Unisoviet, informatika merupakan istilah dokumentasi. Jadi informatika di Unisoviet sinonim dengan dokumentasi di negara-negara Eropa.

3. Perbukuan : merupakan disiplin kompleks yang mengkaji cantum (record) tercetak dan tertulis dari segi teoritis dan historis. Sering kali perbukuan dikaitkan dengan penerbitan. Bagi ilmu perpustakaan, perbukuan merupakan bidangnya yang erat sekali kaitannya. Berbgai aspek perbukuan seperti penerbitan, sejarah buku, seni grafis, buku, industri buku, dibahas dalam perkuliahan ilmu perpuustakaan.

4. Bibliografi : merupakan bidang pengetahuan dan kegiatan praktis yyang bertujuan mencatat, menerima, mengklasifikasi, analisis kuantitatif terhadap berbagai jenis dokumen.

Kepustakawanan

Istilah kepustakawanan berasal dari bahasa inggris : Librarianship. Reitz (2006) mendefinisikan kepustakawanan adalah pekerjaan profesi yang mengaplikasikan teori dan teknologi untuk berkreasi dalam rangka menyeleksi, mengorganisasikan, mengella, memelihara, mendesiminasikan dan pendayagunaan dan/atau pemberdayaan koleksi dan informasi dalam berbagai format. Sebagai sutu profesi, kepustakawanan mencakup bukan hanya pekerjaan melainkan pendidikan formal, sebab suatu profesi adalah mengaplikasikan pengetahuan yang diperoleh dari dunia pendidikan untuk melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

Kepustakawanan adalah penerapan Ilmu perpustakaan dalam hal pengadaan, pengelolaan, pendayagunaan dan penyebaran bahan perpustakaan di perpustakaan., serta perluasan jasa di perpustakaan. Perpustakaan perlu memperluas jasanya, karrena perpustakaan bertugas melayani kebutuhan informasi para pemakai yang beraneka ragam karakteristiknya.

Prinsip-Prinsip Kepustakawanan

Terdapat beberapa prinsip kepustakawanan, diantaranya adalah :

(a) Perpustakaan diciptakan masyarakat.

(b) Perpustakaan dilestarikan oleh masyarakat.

(d) Perpustakaan merupakan pusa kekuatan.

(e) Perpustakaan terbuka bagi siapa saja.

(f) Perpustakaan harus tumbuh berkembang.

(g) Setiap buku/bahan pustaka selalu berguna.

(h) Seorang pustakawan haruslah manusia yang berpendidikan.

(i) Seorang pustakawan adalah seorang pendidik.

(j) Pustakawan mempunyai peranan penting dalam masyarakat.

(k) Seorang pustakawan memerlukan pendidikan, pelatihan, dan/atau magang.

(l)Tugas pustakawan untuk menambah koleksi perpustakaannya.

(m) Pperpustakaan harus memiliki aturan tertentu.

(n) Penyususnan koleksi berdasarkan subjek.

(o) Perpustakaan harus memiliki katalog.

(p) Koleksi disusun untuk kenyamanan praktis.

Pustakawan

Pustakawan tentunya bertautan erat dengan kata pustaka. Jadi bila akan didefinisikan, maka pustakawan adalah orang yang berhubungan dengan pustaka., sedangkan pustaka sinonim dari kata buku. Oleh karena itu, pustakawan selalu berhubungan dengan buu, sedangkan buku ada di perpustakaan, disekolah, ditoko buku, dan rumah. Dalam arti yang sangat sederhana pustakawan ialah seseorang yang bekerja di perpustakaan. Kalau demikian perlu dipertanyakan, apakah semua orang yang bekerja di perpustakan dapat disebut pustakawan ? jawabannya tentu tidak.

Dalam Undang-undang RI No 43 tahun 2007 tentang perpustakaan Pasal 1 ayat 8 dinyatakan bahwa pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

Katalog Perpustakaan

1. Pengertian Katalog Perpustakaan

Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan ketersediaan koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya. Daftar tersebut biasanya disebut katalog perpustakaan. Huter (1991) menyatakan bahwa katalog adalah suatu daftar dari dan indes ke suatu koleksi buku dan bahan perpuustakaan lainnya. Katalog memungkinkan pengguna untuk menemukan suatu bahan perpustakaan yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu. Katalg juga memungkinkan pengguna untuk mengetahui dimana suatu bahan perpustakaan bisa ditemukan. Dengan demikian, katalog adalah suatu sarana untuk menemubalikkan suatu bahan perpustakaan dari koleksi suatu perpustakaan.

Gates (1989, 62) menyatakan bahwa katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya.

2. Tujuan dan Fungsi Katalog Perpustakaan

Tujuan katalog perpustakaan pertama sekali dikemukakan oleh Cutter pada tahun 1867, yaitu :

1. To enable a person to find a book about which one of the following is known: the author, the litle, the subject.

2. To show what the library has by a given author, on agiven subject, in a given kind of literatures.

3. To assist in the choice of a book, as to its edition, as to its character-literary or topical

Tujuan diatas memberi penekanan yang luas akan fungsi katalog perpustakaan. Tujuan pertama menyatakan bahwa katalog perpustakaan dapat digunakan oleh pengguna untuk menemukan bahan pustaka yang diinginkannya berdasarkan pengarang, judul, maupun subjeknya. Pengertian ini menekankan fungsi katalog perpustakaan sebagai sarana atau alat bantu dalam temu balik informasi di suatu perpustakaan. Tujuan kedua menyatakan bahwa katalog dapat menunjukkan dokumen apa saja yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan. Katalog perpustakaan berfungsi sebagai suatu sistem komunikasi yang dapat menunjukkan kekayaan koleksi yang dimilikinya. Artinya, suatu perpustakaan melalui katalognya mengkomunikasikan kepada pengguna, koleksi apa saja yang dimilikinya, seberapa banyak koleksi tersebut, dan sebagainya. Katalog perpustakaan di satu sisi dapat berfungsi sebagai daftar inventaris dari seluruh bahan pustaka yang dimilikinya. Tujuan ketiga menyatakan bahwa katalog dapat membantu pada pemilihan sebuah buku berdasarkan edisinya, atau berdasarkan karakternya-sastra atau topik.

Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan

Kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) adalah suatu istilah yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan rutin sehari-hari perpustakaan. Rowley menyatakan bahwa penggunaan komputer dalam kerumahtanggaan perpustakaan mencakup pada pemesanan dan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan manajemen statistik koleksi. Semua kegiatan rutin kerumahtanggaan perpustakaan ditujukan untuk mengontrol koleksi suatu pperpustakaan, mulai dari kegiatan pengadaan, pengatalogan, sampai kepada kegiatan sikulasi. Gambaran umum rutinitas kerumahtanggaaan perpustakaan mencakup sejumlah pekerjaan sebagai berikut :

(a) Pengadaan (acquisition) yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembbelian, pertukaran, mapun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk di dalamnya. Kegiatan lain yang juga termasuk kedalamnya, adalah mencakup pemrosesan dan pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan tersebut.

(b) Pengatalogan (cataloguing) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempesiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Katalog tersebut dapat berbentuk kartu ataupun dalam bentuk online (OPAC).

(c) Pengawasan sirkulasi (circulation control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.

(d) Pengawasan serial (Serials control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pemsanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi serial, pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial.

(e) Katalog Online (online public access catalogue) atau OPAC yaitu penyediaan fasilitas temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustaaan.

(f) Statistik yaitu pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka, yang diipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan sebagainya. Sistem kerumahtanggaan perpustakaan mengumpulkan dan mengolah data in untuk keperluan informasi manajemen dan pelaporan.

Metode Automasi Perpustakaan

Seperti telah dikemukakan sebelumnya, bahwa penggunaan komputer atau automasi perpustakaan pada hakekatnya bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan perpustakaan kepada para penggunanya. Untuk mecpai tujuan itu perpustakaan dapat menggunakan metode atau cara. Berdasarkan cara pengembangannya, corbin membagi metode automasi perpustakaan atas 4 bagian yaitu :

1. Membeli sistem turnkey

Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang sudah dirancang, di program, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Mengembangkan sistem automasi perpustakaan dengan cara turnkey mempunyai beberapa keuntungan diantaranya, sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi; biaya desain, pemrograman dan pengujian dapat dihindarkan; spesialisasi sistem dan komputer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian; dan staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer. Pada sisi lain, sistem turnkey juga mempunyai kelemahan antara lain, beberapa ciri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan, karena sistem tersebut dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum. Kelemahan lainnya, disamping harganya mahal, beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat dirubah setelah dipasang.

2. Mengadaptasi sistem

Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan secara bersama.

3. Mengembangkan sistem lokal

Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan menegmbangkan sistem lokal, yang sering disebut “in-house developed system”. Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram, dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya.

Keuntungan dari sistem lokal, bahwa siistem dirancang dan diprogram sesuai kebutuhan atau keinginan peerpustakaan. Kelemahannya, pengembangan sistem lkal membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer. Kelemahan lainnya, membutuhkan waktu yang lama agar dapat beroperasi, karena pembuatannya biasanya dimulai dari desain, pemrograman, pengujian sampai kepada penginstalan sistem.

4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain

Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan mengembangkan sistem automasinya, adalah mengguanakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan bisa menekan biaya dan kegiatan merancang, memrogram dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak, karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut. Cara ini banyak dilakukan oleh perpustakaan di Indonesia.

Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut. Selain hal itu, perpuustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya.

Perpustakaan Digital

Salah satu definisi perpustakaan digital yang dapat dikutip datang dari Digital Library Federation menyatakan bahwa, perpustakaan digital adalah berbagai organisasi yang menyediakan sumberdaya, termasuk pegawai yang terlatih khusus, untuk memilih, mengatur, menawarkan akses, memahami, menyebarkan, menjaga integritas, dan memastikan keutuhan karya digital, sedemikian rupa sehingga koleksi tersedia dan terjangkau secara ekonomis oleh sebuah atau sekumpulan komunitas yang membutuhkannya. Ddefinisi ini menegaskan bahwa perpustakaan digital sesungguhnya merupakan upaya yang terorganisir dalam memnfaatkan teknologi yang ada bagi keperluan masyarakat penggunanya. Jika diperiksa lebih dalam, dapat dilihat bahwa perpustakaan digital masih mengandung konsep awal dari kepustakawanan sebagaimana yang terkandung dalam kata memiih, mengatur, menawarkan akses, memahami, menyebarkan, menjaga integritas, dan memastikan keutuhan karya. Semua kegiatan ini dilakukan oleh perpustakaan dan berbagai istitusi lain, seperti lembaga arsip, dokumentasi, dan museum, sejak umat manusia mengenal kehidupan yang berbasis buku dan dokumen dalam arti luas.

Peran Pustakawan dalam Perpustakaan Digital

Berhadapan dengan fenomena perubahan yang terjadi, pustakawan harus memiliki kemampuan untuk melihat dengan jelas apa sesungguhnya yang berubah dan apa yang tetap sama. Nilai-nilai yang menjadi dasar profesi pustakawan kelihatannya aan tetap sama, tetapi cara nilai-nilai tersebut diterjemahkan kedalam kegiatan dan operasi akan mengalami perubahan secara medasar. Misi perpustakaan untuk mengumpulkan, megorganisasikan dan menyediakan akses terhadapa sumberdaya informasi tetap relevan, tetapi teknologi dan cara untuk melakukannya mengalami perubahan. Penyediaan sumberdaya informasi berbasis cetak tidak lagi cukup memadai, tetapi harus dilengkapi dengan sumberdaya berbasis elektronik yang jumlah dan kecepatan penyebarannya terus meningkat.

Pustakawan harus menerima tanggung jawab dan berintegrasi dengan lingkungan jaringan informasi. Internet menawarkan suatu cara baru untuk berkomunikasi dan untuk memperoleh akses terhadap bberbagai jenis informasi, membuka tantangan baru bagi pustakawan untuk mengeksplorasi dan memanfaatkannya untuk kepentingan pengguna. Pustakawan harus mengambil inisiatif untuk mengorganisasikan dan mengakses lebih baik apa yang terdapat atau yang dapat diperoleh melalui internet. Pustakawan harus melibatkan diri ddalam pengembanagan bahan-bahan elektronik, jika perlu bekerjasama dengan pihak lain.

Pengembangan akses informasi elektronik di perpustakaan bermula dari pengembangan automasi kerumahtanggaan, dimana para pustakwan mulai memperoleh pengalaman menyediakan pelayanan komunikasi interaktif melalui katalog online (OPAC). Dan selanjutnya, penyediaan bahan-bahan berbasis elektronik seperti CD-ROM untuk dimuat dalam komputer stand-alone dan jaringan lokal. Pada tahap berikutnya mulai menyediakan akses ke jaringan global internet, membuat home page, dan seterusnya mulai terlibat dalam memproduksi sumberdaya informasi elektronik.